Saiba mais sobre o Orçamento Base Zero e sobre como aplicar a ferramenta na sua empresa

Cortar custos é sempre uma tarefa amarga. O grande problema é que nem sempre o empreendedor tem clareza de que está fazendo as escolhas certas. Para lidar com essa situação, o Orçamento Base Zero é uma ferramenta muito recomendada.

O Orçamento Base Zero (ou OBZ) é muito utilizado em grandes corporações, mas sua lógica também pode ser aplicada à realidade de pequenas e médias empresas – e pode ser muito útil, aliás.

O grande lance do Orçamento Base Zero é que, para auxiliar gestores no momento de decidir em que áreas a empresa vai sangrar, a ferramenta propõe uma análise minuciosa das prioridades estratégicas do negócio. Além disso, a premissa é que essa análise seja feita de baixo para cima, ou seja, partindo, literalmente, da missão e dos valores da empresa, a partir da definição de um limiar, custo mínimo que uma empresa precisa para operar, e também de uma votação participativa.

EM UMA EMPRESA ALGUMAS DESPESAS SÃO MAIS IMPORTANTES DO QUE OUTRAS. A FERRAMENTA AJUDA A IDENTIFICAR E ANALISAR COM CLAREZA ESSAS DESPESAS COM BASE NA ESTRATÉGIA DO NEGÓCIO.
A metodologia foi desenvolvida em meados dos anos 70 e apresentada pelo professor americano Peter A. Pyhrr em seu livro Zero-Base Budgeting: a Practical Management Tool for Evaluating Expenses.

Para se ter uma ideia, a ferramenta já foi usada pelo governo dos EUA, em 1975, em um projeto de redução de custos do Pentágono. Sim, a coisa é séria.

Como o orçamento Base zero funciona exatamente?
Não vamos mentir, aplicar o Orçamento Base Zero dá um baita trabalho (e também tem um custo). Antes de mais nada, para que a ferramenta seja usada, é preciso preparar as cabeças e corações da equipe, afinal, cortar custos não é uma tarefa fácil.

Essa preparação requer o engajamento e a participação de toda a direção da empresa, o levantamento de dados específicos sobre os custos de cada atividade e, em geral, a participação de consultores especializados na metodologia (principalmente para grandes empresas que têm o budget para isso).

O processo envolve uma votação coletiva para aprovar, ou não, o orçamento para cada atividade da empresa. Antes da votação, cada gerente faz uma apresentação das atividades que estão sob seu comando e argumenta objetivamente (apresentando números, dados e resultados) em prol da importância daquela atividade na estratégia da empresa e dos recursos necessários para tal.

Você pode ver um resumo das etapas a seguir:

1. Mobilizar as pessoas é o mais importante
A aplicação do Orçamento Base Zero demanda uma grande preparação da equipe. Em geral, é feito um treinamento (técnico e comportamental) com presidentes, gerentes e diretores. É comum as pessoas não quererem cortar custos de áreas que construíram. Por isso, o treinamento e a preparação são etapas fundamentais do processo.

2. Separar a empresa em unidades
É preciso separar a empresa em grupos lógicos de orçamentação. Afinal, cada unidade segue rituais de custos diferentes. Em seguida, deve-se levantar o histórico de custos de cada uma delas.

3. Fazer o desdobramento de estratégias da empresa
A estratégia de uma empresa é traçada visando atingir suas metas, que, por sua vez, são estabelecidas de acordo com a missão da empresa. Então, basicamente, o orçamento da empresa sai de suas metas. Nesse momento, é fundamental responder a algumas perguntas:

• Quais resultados financeiros queremos alcançar?
• Por que os clientes vão preferir a gente? Que proposta de valor vamos oferecer?
• Em que processos temos que ser excelentes?
• O que precisamos para desenvolver nosso capital humano e intelectual?

4. Fazer uma análise das métricas de cada unidade
Esse é um momento fundamental para avaliar os resultados que cada unidade está trazendo. Em geral, é comum encontrar áreas dentro de uma empresa que têm as mesmas metas, ou que desempenham atividades semelhantes. Esta é uma oportunidade de juntar áreas e remanejar pessoas, e esse trabalho precisa ser feito com sensatez.

5. Definir o limiar
Limiar é o custo mínimo que uma empresa precisa para desempenhar sua atividade. Os gastos além do limiar são incrementais. Atenção: não estamos falando que a empresa deve funcionar no seu limiar, apenas que esse é um conceito importante para se aplicar o Orçamento Base Zero.

Tudo que for supérfluo ao limiar será considerado uma incrementação do orçamento, ou seja, algo a mais, um recurso a mais que está sendo destinado para uma atividade. Então, a partir dessa noção de limiar, é possível detectar os incrementos que são mais importantes do que outros.

Nesse momento, é importante quebrar paradigmas. Pense que a empresa está começando do zero. Reflita sobre o mínimo que ela precisa para operar. Por exemplo, ao pensar em um e-commerce, avalie: o que é o mínimo para entregar a proposta de valor para o cliente?

A empresa precisaria do software, de produtos, de logística para entrega dos produtos, de marketing para atrair os clientes. Ela precisa de uma área de Recursos Humanos? Talvez não. Com certeza, ter alguém cuidando das pessoas da empresa fará uma diferença incrível em como a entrega da proposta de valor é feita, mas reflita no que é o mínimo MESMO para entregar e pense sobre o que você faria caso não existisse determinada função na empresa. Qual seria o impacto mensurável?

6. Hora de classificar as despesas fixas de cada unidade orçamentária
Em geral, essa é a parte divertida do processo. Quando todos os diretores, junto com o presidente ou CEO da empresa, se reúnem para discutir e classificar cada despesa.

Nesse momento, considerando o limiar previamente definido, cada diretor ou gerente vai defender os incrementos que precisa em seu orçamento. Isso, basicamente, é feito por meio de uma apresentação de dados, descritivos de atividades e, claro, uma argumentação consistente.

O ponto é que não basta convencer o presidente, é preciso convencer também os outros diretores e gerentes. No final de todas as apresentações, todos votarão nas atividades mais estratégicas e montarão o orçamento da empresa (apontando o que deve ser cortado também).
Por isso, cada incremento precisa estar muito elaborado. Será preciso convencer a todos que aquele recurso é fundamental.

Ok, mas eu sou uma pequena empresa, não tenho essa estrutura toda, como faço?
Como falamos no começo do artigo, apesar de ser uma metodologia complexa e originalmente desenvolvida para apresentar uma visão ampla e fazer corte de custos de grandes empresas, a lógica utilizada também pode ser muito benéfica para uma pequena empresa.

EM GERAL, A METODOLOGIA É RECOMENDADA PARA NEGÓCIOS COM HISTÓRICO EM SUAS OPERAÇÕES, E AJUDA O EMPREENDEDOR A VISUALIZAR SEUS GASTOS, ESTABELECER METAS PARA CORTE DE CUSTOS E PRIORIZAR INVESTIMENTOS EM ATIVIDADES MAIS CENTRAIS.
Antes de mais nada, para aplicar a ferramenta, é preciso que a empresa tenha histórico de todos os custos, estratégia bem definida e detalhada, e metas desdobradas por unidades orçamentárias (assim como explicamos acima no contexto de grandes empresas).

E lembre-se, a metodologia não deveria ser feita todo ano já que toma muito tempo da equipe. Ela serve muito mais para um momento de reestruturação e revisão da estratégia.

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